2025 - Week 14 - Minor (UAT)

Samenvatting

Deze release brengt een reeks verbeteringen en nieuwe functionaliteiten die de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van Gfacility verder verhogen.

• Zoeken verbeterd: Je kunt nu filters toepassen vanuit het zoekscherm op verschillende velden, met de mogelijkheid om meerdere filters te combineren.

• Restriction rules & availability rules voor ruimtes: Bepaal de beschikbaarheid van ruimtes en wie welke ruimte mag boeken. Er is geen impact op bestaande instellingen; alle ruimtes blijven zoals ze zijn.

• CI-module: Alle gekoppelde meldingen kunnen nu direct binnen een configuratie-item geraadpleegd worden.

• Records openen in een nieuw tabblad: Meer flexibiliteit bij het werken met meerdere records.

• Helpdesk prestaties verbeterd: Sterk geoptimaliseerde queries zorgen voor een snellere laadtijd en betere prestaties.

• Kopiëren van events: Bij het kopiëren van een event wordt de organisatie nu overgenomen van het originele event in plaats van de ingelogde gebruiker.

• Quick add service: De beschikbaarheidsstatus van diensten wordt nu direct getoond bij het snel toevoegen van een service.

• Verbeteringen in ticket templates:

  • Vragen kunnen nu eenvoudig gesorteerd worden via drag-and-drop.

  • Classificatie van een configuratie-item (CI) kan automatisch worden afgeleid.

  • Toegewezen personen en werkgroepen kunnen automatisch afgeleid worden van een classificatie.

• Automatisch inlezen van e-mailantwoord als comment: Reacties op e-mails worden nu automatisch als comment toegevoegd aan het bijbehorende record, waardoor communicatie sneller en overzichtelijker wordt.

• Gfacility AI-agent (Bèta - standaard uitgeschakeld bij livegang):

  • De AI-agent is nu live als aanvullende functionaliteit.

  • Standaard staat deze uit bij livegang en kan op verzoek worden geactiveerd.

Zoeken verbeterd

De zoekfunctie in Gfacility is uitgebreid met geavanceerde filters, waardoor gebruikers sneller en specifieker resultaten kunnen vinden. Zoeken kan nu over alle objecten heen, of specifiek per module met gerichtere zoekopties. Filters ondersteunen uitgebreide voorwaarden zoals groter dan, kleiner dan, tussen, bevat niet, en meer. Binnen een veld worden meerdere waarden als OR beschouwd, terwijl combinaties tussen verschillende velden als AND gelden, wat flexibiliteit biedt bij complexe zoekopdrachten.

Restrictie en beschikbaarheidsregels voor ruimtes

In het menu locaties zijn restriction rules toegevoegd, waarmee je de toegang tot ruimtes kunt beperken op basis van groep, organisatie en purpose. Alleen als aan de ingestelde regels wordt voldaan, wordt de ruimte getoond bij het boeken. Daarnaast is het nu mogelijk om per ruimte beschikbaarheidsregels in te stellen wanneer de locatie een klasse "ruimte" heeft. Hiermee kun je bepalen op welke momenten een ruimte beschikbaar is voor gebruik.

CI - module

De CI-module is uitgebreid met nieuwe functionaliteiten om beter inzicht te krijgen in gerelateerde informatie. Je kunt nu direct alle gekoppelde meldingen van een configuratie-item (CI) raadplegen, inclusief een duidelijk overzicht van het aantal gerelateerde tickets. Dit wordt weergegeven als X / Y, waarbij:

• X het aantal tickets is dat in de status cancelled, rejected of finished staat.

• Y het totaal aantal gekoppelde tickets is.

Dit maakt het eenvoudiger om de actuele status en historie van een CI te analyseren en snel verbanden te leggen tussen eerdere incidenten, wijzigingen of problemen.

Automatisch inlezen van e-mailantwoord als comment

Reacties op e-mails worden nu automatisch als comment toegevoegd aan het bijbehorende record, waardoor communicatie sneller en overzichtelijker wordt.

• Standaard worden e-mails nog steeds verzonden via een noreply e-mailadres.

• Indien gewenst, kan een specifiek e-mailadres voor de klant worden aangemaakt om zowel e-mails te verzenden als in te lezen. Neem hiervoor contact op met Gfacility.

Hoe werkt het inlezen van e-mails?

• Het inlezen van e-mails gebeurt alleen als de e-mail oorspronkelijk vanuit Gfacility is verstuurd.

• Een willekeurige e-mail naar Gfacility sturen zal niet worden ingelezen.

• Enkel het antwoord wordt toegevoegd als comment, niet de volledige e-mailgeschiedenis.

• Mentions in e-mails worden als reply binnen Gfacility toegevoegd.

• E-mails zonder mention worden als standalone comment toegevoegd zonder reply.

• De e-mail wordt ingelezen als comment op het record vanwaar de mail is verzonden. Dit kan een melding, taak, meeting, CI, enz. zijn.

Ticket templates

Vragen sorteren met drag-and-drop

• Je kunt nu eenvoudig de volgorde van vragen aanpassen binnen een ticket template door middel van drag-and-drop, zonder handmatige herconfiguratie.

Automatische afleiding van classificatie uit CI

• Wanneer een Configuratie-item (CI) wordt geselecteerd in een ticket, kan de bijbehorende classificatie automatisch worden overgenomen, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is.

• Let op: Dit gebeurt alleen bij de creatie van de melding en niet bij latere updates van het ticket.

Automatisch toewijzen van personen en werkgroepen

• Toegewezen personen en werkgroepen kunnen nu direct worden afgeleid op basis van de classificatie van een ticket. Dit zorgt ervoor dat tickets sneller bij de juiste teams terechtkomen zonder extra configuratie.

• Let op: Dit wordt niet opnieuw berekend bij updates van het ticket.

Gfacility AI agent

De Gfacility AI-agent is nu beschikbaar en biedt een krachtige assistent die gebruikers helpt taken sneller en efficiënter uit te voeren. De AI-agent kan ingezet worden voor diverse acties binnen Gfacility, zoals het aanmaken van meldingen, het plannen van meetings en het bijwerken van gegevens.

Wat kan de AI-agent?

Meldingen aanmaken met minimale input

• De AI kan een melding genereren op basis van korte beschrijvingen of zelfs een afbeelding.

• Onvolledige details worden automatisch aangevuld op basis van context en eerdere interacties.

Meetings inplannen

• De AI kan vergaderingen inplannen op basis van beschikbaarheid, voorkeuren en locatiebeperkingen.

• Kan rekening houden met restriction rules & availability rules voor ruimtes.

• Kan catering toevoegen op basis van voorkeuren

• Kan bezoekers aanmelden

Data updaten in Gfacility

• Directe aanpassingen maken in bestaande records, zoals meldingen, meetings, taken en configuratie-items.

Informatie opzoeken en kennisbank raadplegen

• Antwoorden geven op vragen op basis van bestaande kennisartikelen en interne documentatie.

• Snelle toegang tot relevante handleidingen en instructies.

  

  🖼 Fotoherkenning: De AI kan afbeeldingen analyseren en informatie eruit halen, zoals schadeherkenning voor facilitaire meldingen.
  🎙 Spraakherkenning (speech-to-text): Gebruikers kunnen opdrachten inspreken in plaats van typen.
  🔊 Tekst-naar-spraak (text-to-speech): De AI kan tekstuele informatie uitspreken, handig voor toegankelijkheidsopties.

Beschikbaarheid

• De AI-agent is een optionele functie en staat standaard uit bij livegang.

• Indien gewenst kan deze functionaliteit op aanvraag worden geactiveerd.