2025 - Release- week 34 (UAT)

Samenvatting

Deze release brengt een reeks belangrijke verbeteringen en nieuwe functionaliteiten die Gfacility gebruiksvriendelijker, krachtiger en persoonlijker maken. Van verbeterde navigatie en geavanceerde filtering tot de introductie van autonome AI – deze update speelt in op veelgevraagde wensen van onze klanten. Daarnaast zijn er ook veel aanpassingen doorgevoerd rondom ITIL-werkwijzen: processen zoals incidentmanagement, wijzigingsbeheer en serviceaanvragen sluiten nu nog beter aan op de ITIL-standaard.

Wat is nieuw of verbeterd?

1. Verbeterde zoekfunctie
De zoekfunctie is uitgebreid met extra velden zoals ID’s, extra datumvelden en andere gevraagde opties. Hierdoor kunnen gebruikers sneller en gerichter zoeken naar de juiste informatie.

2. Vernieuwd instellingenmenu

Het instellingenmenu is volledig herwerkt om overzicht en gebruiksgemak te verbeteren.

• Zoekfunctie: Via de nieuwe zoekbalk vind je sneller specifieke instellingen.

• Duidelijkere structuur: Instellingen zijn logischer gegroepeerd en eenvoudiger te beheren.

• Building Blocks: Zaken die module-overstijgend zijn – zoals filters, classificaties, overzichten, notificaties, werkgroepen en workflows – zijn nu gebundeld onder een centrale sectie genaamd Building Blocks. Zo beheer je deze componenten op één plek, onafhankelijk van een specifieke module.

Daarnaast zijn veelgebruikte objecten zoals gebruikers, organisaties, locaties en producten verplaatst van het configuratiescherm naar de navigatiebalk, onder de nieuwe categorie Objects. Binnen het instellingenmenu blijven voortaan vooral de systeembrede instellingen en configuraties beschikbaar.

3. Herwerkte categorieën en filters

Categorieën heten voortaan Workspaces en Filters worden Views genoemd. De UX is verbeterd en het selecteren van Views is intuïtiever. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en consistentie in de terminologie én gebruikservaring.

4. Nieuwe navigatiebalk aan de linkerzijde
De zijbalk is volledig vernieuwd:

• Gebruikers kunnen modules en Workspaces vastpinnen of verbergen.

• De volgorde van de modules en Workspaces kunnen verplaatst worden.

• Instellingen blijven bij de eerste migratie ongewijzigd.

• Veelgebruikte objecten (zoals gebruikers, producten, etc.) die voorheen enkel via het instellingenmenu bereikbaar waren, zijn nu direct toegankelijk via de navigatiebalk.

• Themakleuren in lijsten verdwijnen: Om een rustiger en consistenter geheel te creëren, worden themakleuren uit lijsten verwijderd.

5. Vernieuwd filtersysteem binnen Views
De restrictiefilters in de ticketingmodule kun je voortaan helemaal zelf samenstellen en aanpassen (tot maximaal 5). Waar deze filters voorheen vaststonden, heb je nu de vrijheid om te kiezen welke filters voor jou het meest relevant zijn. Zo stel je eenvoudig je eigen overzichten samen en werk je efficiënter met de informatie die voor jouw rol belangrijk is. In toekomstige versies zullen we deze flexibele filters ook beschikbaar maken in de overige modules van Gfacility.

Belangrijke voordelen:

• Gebruikers kunnen tot 5 veelgebruikte velden pinnen voor snel en intuïtief filteren.

• Je kunt filteren op velden die niet zichtbaar zijn in de View.

Zo heb je meer controle, betere prestaties én meer flexibiliteit in het samenstellen van jouw overzichten.

6. Instelbare rijenhoogte in lijsten

Gebruikers kunnen nu zelf kiezen hoe lijsten worden weergegeven, met drie opties voor rijenhoogte:

• Autoresize (standaard vandaag): de rijhoogte past zich automatisch aan bij langere omschrijvingen.

• Standaard: vaste rijhoogte, ook bij langere omschrijvingen (rij blijft even hoog).

• Compact: toont meer regels op het scherm door de rijen compacter weer te geven.

Deze instelling biedt meer controle over hoe informatie gepresenteerd wordt en sluit aan bij verschillende werkstijlen.

7. Verbeterde weergave van diensten in de Outlook-plugin

In de Outlook-plugin wordt momenteel de volledige omschrijving van diensten getoond, wat kan leiden tot onoverzichtelijkheid.

In de nieuwe versie zal enkel de titel van de dienst zichtbaar zijn. Extra details blijven beschikbaar door te hoveren over de infoknop, zodat gebruikers snel informatie kunnen opvragen zonder de interface te overladen.

8. Ondersteuning voor ratings via Teams voor reserveringen

Er zal ondersteuning komen om ratings en feedback te geven via de Microsoft Teams-app, specifiek voor reserveringen met betrekking tot:

• Catering

• Bezoekersontvangst

• Facilitaire voorzieningen

Na afloop van een reservering zal het mogelijk zijn om eenvoudig een beoordeling achter te laten, zodat organisaties gerichter kunnen verbeteren op basis van gebruikservaringen.

9. Statuskleuren en prioriteit: vernieuwd design

• De statuskleuren zijn gemoderniseerd: in de workflow kan je voortaan slechts één kleur selecteren per status.

• De kleur die nu als achtergrondkleur wordt gebruikt, geldt straks als primaire kleur. De achtergrond wordt automatisch een lichtere variant hiervan.

• De look & feel van prioriteit is ook aangepast naar een modernere stijl.

• SLA-kleuren blijven ongewijzigd, maar zijn wel in een moderner jasje gestoken.

10. Wijzigbare template

Het is vanaf nu mogelijk om bij een bestaand ticket de gekozen template te wijzigen, ook nadat het ticket is aangemaakt.
Bij het wisselen van template gebeurt het volgende automatisch:

• Velden die in beide templates voorkomen behouden hun waarde.

• Nieuwe velden uit de gekozen template worden toegevoegd (leeg).

• Velden die niet meer voorkomen worden verwijderd.

• Verplichte velden moeten opnieuw worden ingevuld voordat het ticket opgeslagen kan worden.

11. Zichtbaarheid van velden ná aanmaak

Het systeem ondersteunde al de mogelijkheid om per vraag in de template aan te geven of een veld zichtbaar moest zijn tijdens het aanmaken van een ticket, CI, asset of kennisitem.

Nieuw is dat je nu óók kunt bepalen of een veld zichtbaar blijft ná aanmaak, wanneer het item wordt bekeken of bewerkt.

• visibility: bepaalt of het veld zichtbaar is tijdens het aanmaken

• visibility_form: bepaalt of het veld zichtbaar is na aanmaak (in het formulier)

Alle bestaande velden blijven standaard zichtbaar zoals voorheen – dus er is geen actie vereist, tenzij je hiervan wilt afwijken.

12. Ticket templates klasses

Elke tickettemplate wordt voortaan gekoppeld aan een specifieke klasse, zoals:

• Incident (INC)

• Service Request (REQ)

• Problem (PRB)

• Change (CHG)

• Ticket (algemeen)

Deze klassen zorgen voor een gestandaardiseerde opbouw van tickets. Op basis van de gekozen klasse worden automatisch specifieke velden getoond of verborgen. Zo blijft het ticketformulier overzichtelijk, en afgestemd op het proces waarvoor het bedoeld is.

Bijvoorbeeld:

13. Ticket prefix

Tickets krijgen vanaf nu een prefix op basis van de gekozen klasse. Zo is het direct zichtbaar om welk type ticket het gaat:

Voorbeelden:

• INC-1253 = Incident

• CHG-1254 = Change

• REQ-1255 = Service Request

• PRB-1256 = Problem

• Ticket-1256 = Ticket

👉 De nummerreeks is doorlopend voor alle tickets; enkel de prefix verandert op basis van de klasse. Dit zorgt voor herkenbaarheid, zonder dat er aparte telreeksen ontstaan.

14. Visuele weergave voor statuswijziging (stepper of dropdown)

Je kunt nu per tickettemplate instellen hoe de status wordt weergegeven en aangepast tijdens het verwerken van tickets:

• Stepper: toont de volledige workflow als een visuele stappenbalk (ideaal voor gestructureerde opvolging).

• Dropdown: toont enkel de huidige status met mogelijkheid om te wisselen via een lijst (sneller en compacter).

Deze weergave wordt bepaald via het bestaande veld workflow op de ticket, CI, asset of knowledge base template.
Daar kies je niet alleen het type workflow (statusvolgorde), maar ook de gewenste visualisatievorm: stepper of dropdown.

De volgorde van de stappen in de stepper kan je eenvoudig bepalen via drag-and-drop binnen de workflowconfiguratie.

15. Escalatie en de-escalatie van werkgroepen

Je kunt nu per classificatie een escalatiestructuur instellen. Hiermee bepaal je in welke volgorde een ticket automatisch door verschillende werkgroepen wordt opgevolgd.

In het ticketformulier zijn twee nieuwe acties beschikbaar:

• "Wijs volgende niveau toe" – schakelt het ticket automatisch door naar de volgende werkgroep.

• "Wijs vorig niveau toe" – schakelt het ticket terug naar de vorige werkgroep, bijvoorbeeld na heropening of afwijzing.

De volgorde van de werkgroepen wordt bepaald door de ingestelde escalatievolgorde binnen de classificatie.
Wanneer de classificatie gebruikmaakt van inheritance, wordt deze volgorde automatisch overgenomen van de bovenliggende classificatie.

👉 De escalatievolgorde kun je eenvoudig beheren via drag-and-drop in de classificatieconfiguratie.
👉 Tickets kunnen met één klik worden geëscaleerd of gede-escaleerd op basis van deze ingestelde structuur.

⚠ Opgelet: als de huidige werkgroep van het ticket niet voorkomt in de hiërarchie van de classificatie, dan wordt het ticket automatisch toegewezen aan de werkgroep van niveau 0.

16. Planbord tickets

Binnen meldingen is een nieuw planbord toegevoegd dat per melding de geplande uitvoering visueel weergeeft.
Het planbord toont de meldingen op basis van hun geplande begin- en eindmoment, wat zorgt voor meer inzicht in de werkverdeling en tijdsbesteding.

🔧 Voor deze visualisatie zijn twee velden beschikbaar:

• Startdatum en tijdstip (nieuw veld)

• Due date is aangepast van een gewone datum naar een datum + tijdstip

Deze velden bepalen samen hoe de melding wordt weergegeven op het planbord – van start tot afronding. Het planbord biedt duidelijkheid over de geplande werkdruk en helpt bij het coördineren van activiteiten tussen teams.

17. SLA’s op taken

De SLA-logica die eerder al beschikbaar was binnen meldingen, is nu ook toegepast op taken.
Dit betekent dat je ook binnen taken de voortgang kunt opvolgen op basis van ingestelde reactietijden, oplostijden en andere SLA-afspraken.

De werking is identiek aan die binnen meldingen:

• SLA wordt automatisch geselecteerd op basis van classificatie, prioriteit of andere criteria

• Statusindicatoren tonen of de taak binnen de SLA blijft

• Visuele timers en kleurcodes geven aan hoe kritisch de timing is

18. Loginpagina

De loginpagina van Gfacility is herwerkt om het aanmelden sneller, slimmer en gebruiksvriendelijker te maken:

• Bij het invullen van je e-mailadres voert het systeem automatisch een controle uit:

  • Is er SSO geconfigureerd voor jouw domein? Dan word je automatisch doorgestuurd naar je SSO-provider.

  • Indien geen SSO actief is, word je rechtstreeks naar Google of Microsoft geleid, afhankelijk van wat jouw organisatie heeft ingesteld.

• De laatst gebruikte aanmeldmethode wordt onthouden, zodat je bij een volgend bezoek sneller kunt inloggen.

• Onderaan de pagina heb je ook de mogelijkheid om handmatig een specifieke methode te kiezen: SSO, Google, Microsoft of gebruikersnaam & wachtwoord.

Deze verbetering zorgt voor een vlottere toegang tot Gfacility, afgestemd op de voorkeuren en instellingen van jouw organisatie.

19. Introductie van AI-acties binnen bestaande objecten
Binnen bestaande onderdelen zoals meldingen en vergaderingen kun je nu AI inschakelen om directe acties uit te voeren.

Voorbeelden:

• Laat AI automatisch de omschrijving van een melding vertalen naar het Nederlands.

• Vraag AI om een professioneel antwoord voor te bereiden naar de melder, bijvoorbeeld: "Bedankt voor je melding, we pakken dit zo snel mogelijk op."
  De AI genereert een volledig uitgewerkte tekst die je direct kunt versturen of nog licht aanpassen.

Deze AI-acties maken dagelijkse communicatie sneller en consistenter, met minimale inspanning.

20. Introductie van Autonome AI-agents (Bèta)
Gfacility zal het onboarden van autonome AI-agents ondersteunen die zelfstandig acties uitvoeren binnen het platform.

Voorbeelden:

• Controleren of meldingen volledig zijn en automatisch ontbrekende informatie opvragen.

• Zelfstandig meldingen oplossen op basis van de kennisbank.

Deze functie staat standaard uit bij livegang, maar kan op verzoek worden geactiveerd. De AI-agent bevindt zich momenteel in bèta.