Reservering maken via Gfacility

(f) Boekingstype: Dit bepaalt welke objecten beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld: voor interne vergaderingen kun je geen catering toevoegen, maar voor vergaderingen met externe deelnemers wel. Beschikbare opties kunnen automatisch worden bijgewerkt op basis van toegevoegde deelnemers.

(g) Titel: Geef je boeking een duidelijke naam.

(h) Datum en tijd: Stel de start- en eindtijden van je vergadering in.

(i) Agenda Synchronisatie: Als dit aanstaat, wordt je boeking gesynchroniseerd met je agenda. Veranderingen in je agenda worden automatisch doorgevoerd in Gfacility, inclusief verplaatsingen of annuleringen.

(j) Team / meet link: Voeg een videoconferentie toe aan de agenda-uitnodiging (optioneel, alleen beschikbaar als synchronisatie is ingeschakeld).

(k) Omschrijving: Geef een korte beschrijving van de afspraak. Deze wordt in de uitnodiging opgenomen.

(l) Organisatie: Selecteer voor welke afdeling de boeking is. Dit is vaak standaard ingesteld op jouw afdeling.

(m) Kostenplaatsen: Vul eventuele extra kostenplaatsen in, als dit vereist is.

Je kunt zowel interne als externe deelnemers toevoegen:

(n) Deelnemers toevoegen: Klik op toevoegen deelnemer.

(n1) Voeg collega’s toe via de zoekbalk.

(n2) Voeg externe deelnemers toe via de + knop en vul de benodigde gegevens in (voornaam, achternaam, bedrijf en e-mail).

(p) Details van een deelnemer: Bekijk extra informatie via het i-icoon.

(p1) Gastheer of organisator markeren: Een interne deelnemer kun je via het i-icoon als organisator of gastheer markeren. De organisator is ook de organisator van de Outlook-afspraak, mits je rechten hebt om deze in te stellen.

(q) Deelnemers aankondigen bij receptie: Externe deelnemers worden automatisch aangekondigd bij de receptie, interne deelnemers niet.

(r) Deelname status wijzigen: Je kunt de deelnemersstatus aanpassen naar verplicht, optioneel of niet uitnodigen.

(s) Deelnemer verwijderen: Het is mogelijk een deelnemer te verwijderen, behalve als deze de organisator of gastheer is. Je moet de rol eerst aan iemand anders toewijzen voordat je de deelnemer kunt verwijderen.

(t) Extra deelnemers: zijn er extra deelnemers die je niet wilt toevoegen als deelnemers, dan kun je deze opplussen zodat het totaal aantal deelnemers klopt.

In dit onderdeel voeg je een ruimte toe via het zoekvenster. Je kunt de volgende handelingen verrichten:

(u) Ruimte toevoegen: Klik op + toevoegen ruimte om de catalogus te openen of gebruik het zoekicoon om snel op naam te zoeken en een ruimte te selecteren.

(v) Details van een ruimte bekijken: Bekijk de details van de ruimte door op het i-icoon te klikken.

(v1) Ruimte markeren als organisator: check met Valon

(v2) Opmerkingen toevoegen aan ruimte: Voeg een opmerking of notitie toe via het i-icoon.

(w) Hoofdruimte markeren: Markeer een ruimte als hoofdruimte. De hoofdruimte wordt gebruikt als locatie voor het leveren van diensten en producten. Er kan maar één ruimte als hoofdruimte worden geselecteerd.

(x) Ruimte verwijderen: Het is mogelijk een ruimte te verwijderen.

In dit onderdeel voeg je producten toe via het zoekvenster. Je kunt de volgende handelingen verrichten:

(y) Product toevoegen: Klik op + toevoegen product om de catalogus te openen of gebruik het zoekicoon om snel op naam te zoeken en een product te selecteren.

(z) Aantal producten aanpassen: Pas het aantal producten aan. Let op dat het minimale aantal niet verlaagd kan worden als er een minimale bestelhoeveelheid is ingesteld.

(aa) Details van een product bekijken: Bekijk de details van het product via het i-icoon.

(aa1) Levertijd aanpassen: Pas de levertijd van het product aan via het i-icoon, indien deze afwijkt van de starttijd van de boeking. De levertijd moet binnen de start- en eindtijd van de boeking vallen.

(aa2) Opmerking toevoegen aan product: Voeg een opmerking of notitie toe via het i-icoon.

In dit onderdeel voeg je diensten toe via het zoekvenster. Je kunt de volgende handelingen verrichten:

(bb) Dienst toevoegen: Klik op + toevoegen dienst om de catalogus te openen of gebruik het zoekicoon om snel op naam te zoeken en een dienst te selecteren.

(cc) Details van een dienst bekijken: Bekijk de details van de dienst via het i-icoon.

(cc1) Opmerking toevoegen aan dienst: Voeg een opmerking of notitie toe via het i-icoon.

Afbeelding toevoegen

(a) Zoeken: Typ de naam van het object.

(b) Filteren: Gebruik filters voor een snellere selectie.

(c) Icoon hover: Houd je muis boven het "i"-icoon voor meer informatie.

(d) Favorieten: Voeg objecten toe aan je favorieten zodat ze voortaan bovenaan verschijnen.

(e) Toevoegen: Klik op Toevoegen om een object toe te voegen aan je boeking. Voor ruimtes en diensten geldt dat je ze maar één keer kunt toevoegen. Producten kun je meerdere keren toevoegen, bijvoorbeeld als je op verschillende momenten koffie wilt bestellen.