Reservering maken / bewerken via Outlook

Gebruik je Gfacility voor de eerste keer? Dan moet je eenmalig inloggen op de invoegtoepassing. Ben je ingelogd? Klik op “Vergadering details” om te starten en doorloop vervolgens de stappen.

Klik op Inloggen om in te loggen.

Geef toestemming om een nieuw venster te openen.

Log in met je Microsoft account van werk.

Je bent nu met je Microsoft account ingelogd bij Gfacility.

Met Gfacility kun je heel gemakkelijk bezoekers aanmelden voor een perfect welkom. Daarnaast kun je eenvoudig kiezen wie de host is en wie de organisator van de afspraak wordt. Deelnemers die je toevoegt in Outlook worden automatisch opgenomen in de invoegtoepassing. De rol van de deelnemer (zoals organisator, host, intern of extern) wordt weergegeven onder de naam.

Aanbevolen werkwijze

Deelnemers toevoegen

• Voeg alle deelnemers toe via Outlook. (Dit kan ook via de invoegtoepassing met de knop "Toevoegen", maar het is het makkelijkst om dit direct in Outlook te doen.)

Bezoekers aanmelden

De knop Aankondigen bij receptie is automatisch aangevinkt voor externe deelnemers. Je kunt gegevens van externe deelnemers aanpassen door op de deelnemer te klikken.

Voor deelnemers die bij de receptie worden aangekondigd, zijn de volgende gegevens verplicht:

• Voornaam

• Achternaam

• E-mailadres

• Bedrijfsnaam

Optioneel kun je extra informatie toevoegen, zoals kenteken, telefoonnummer of andere gegevens.

Organisator en host instellen (optioneel)

Standaard is degene wiens agenda wordt gebruikt zowel de organisator als de host. Als je dit wilt aanpassen, kan dat eenvoudig. Dit is alleen mogelijk voor interne deelnemers.

• Organisator: De organisator is degene in wiens agenda de afspraak wordt aangemaakt. Alleen interne deelnemers waarvan jij de agenda kunt beheren, kunnen als organisator worden gemarkeerd. Klik op de interne deelnemer en kies Markeer als organisator.

• Host: De host is verantwoordelijk voor het verwelkomen van bezoekers. Klik op de interne deelnemer en kies Markeer als host.

Bezoekersaantal ophogen (optioneel)

Wil je geen namen toevoegen, maar alleen het aantal aanwezigen verhogen? Voer dan het extra aantal in. Deze naamloze bezoekers zorgen ervoor dat de systeemaanbevelingen worden afgestemd op het totale aantal deelnemers.

Let op: Als er ontbrekende gegevens zijn, krijg je de melding: "Er ontbreekt informatie." Klik op de bezoeker om de ontbrekende gegevens aan te vullen.

Met Gfacility kun je eenvoudig diensten zoeken en toevoegen. Je kunt gebruik maken van snelle zoekopties of uitgebreide filters om de perfecte ruimte te vinden.

Wat zijn diensten?

Diensten zijn items die je tijdelijk gebruikt of vormen van ondersteuning. Voorbeelden van diensten zijn:

• Verhuurobjecten, zoals laptops, beamers, microfoons, dienstfietsen of auto's.

• Ondersteuning of dienstverlening, zoals hulp bij het opstarten van audiovisuele middelen of technische assistentie tijdens een vergadering.

Aanbevolen werkwijze

Snelle dienstzoekopdracht

• Klik op het zoekicoon om aanbevolen diensten te bekijken of te zoeken op naam.

• Klik op Toevoegen voor een uitgebreid overzicht en om filters te gebruiken.

Uitgebreid zoeken

• Gebruik de knoppen om te zoeken op type dienst.

• Klik op het filtericoon om diensten te filteren op gebouw.

• Klik op Filter wissen om alle actieve filters te verwijderen.

Dienst toevoegen

• Klik op een dienst om deze toe te voegen.

• Wil je een opmerking toevoegen? Klik op de dienst en voeg je commentaar toe.

Er zijn een aantal algemene instellingen die invloed hebben op jouw reservering en bestelling:

• Organisatie: Deze kan worden gebruikt voor doorbelasting. Soms wordt er automatisch een standaardwaarde ingevuld op basis van de instellingen van jouw organisatie.

• Kostenplaatsen: Het kan zijn dat je een kostenplaats moet invullen, afhankelijk van de zaken die je hebt toegevoegd. In dat geval dien je deze op te geven voordat je de bestelling kunt opslaan.

• Vergadertype: Dit wordt automatisch bepaald op basis van de deelnemers en voorwaarden. Als er meerdere opties beschikbaar zijn, kun je het vergadertype handmatig wijzigen. Het vergadertype kan invloed hebben op de ruimtes, producten en diensten die je kunt boeken.

Zit je in de bewerkingsmodus?

Je kunt de invoegtoepassing alleen gebruiken in de bewerkingsmodus van je afspraak. Enkel je afspraak openen is niet voldoende. Klik op bewerken om de afspraak te bewerken en vervolgens de invoegtoepassing te selecteren.

Kun je de invoegtoepassing nog steeds niet selecteren? Neem contact op met de beheerder binnen jouw organisatie.

Afhankelijk van hoe jouw organisatie Gfacility heeft ingesteld, zie je mogelijk verschillende velden. Het kan dus zijn dat wat jij ziet, iets anders is dan wat in de handleiding staat. Als je daarover vragen hebt, neem dan contact op met de persoon binnen jouw organisatie die verantwoordelijk is voor Gfacility.

Natuurlijk, je kunt dat zeker doen! Je kunt diensten, bezoekers en catering toevoegen via de add-on, ook al heb je géén zaal geselecteerd. Als je nog geen zaal hebt toegevoegd aan de uitnodiging, wordt gevraagd om een receptie te selecteren. Op die manier weten we waar de dienst zal plaatsvinden.

Als je een vergadering hebt verzet maar de diensten zijn niet meegegaan, is het waarschijnlijk omdat je een oude afspraak hebt verplaatst. Afspraken die al in het verleden plaatsvonden, worden niet automatisch naar de toekomst verplaatst als je ze wijzigt. Dit betekent dat je niet eindeloos diensten kunt doorschuiven zonder dat er een facturering plaatsvindt. Het is dus niet mogelijk om afspraken vanuit het verleden naar de toekomst te verplaatsen. Zorg ervoor dat je altijd een nieuwe reservering maakt.