Office 365 integratie

De integratie tussen Gfacility en Office 365 wordt tot stand gebracht via een 2-legged aanpak met behulp van een app-registratie. Een app-registratie is in wezen een applicatie die is geregistreerd bij Azure Active Directory (AAD), die een identiteit biedt voor de applicatie om toegang te krijgen tot de benodigde resources.

Om de integratie met Office 365 in te stellen, moet u een nieuwe app-registratie maken in het Azure-portaal. Zodra de app-registratie is gemaakt, kunnen we de applicatie-ID en het clientgeheim gebruiken om de integratie tussen Gfacility en uw Office 365 te configureren.

Begrijp de 2-legged aanpak

De 2-legged aanpak betekent dat de applicatie (in dit geval Gfacility) zichzelf zal authentiseren met behulp van zijn eigen identiteit om toegang te krijgen tot de resources in Office 365. Er is geen aparte authenticatie nodig voor de gebruiker, omdat de applicatie de nodige machtigingen heeft om namens de gebruiker toegang te krijgen tot de resources. Deze aanpak is veiliger dan de 3-legged aanpak, omdat het aantal partijen dat betrokken is bij het authenticatieproces wordt verminderd.

Stap 1: Maak een app registratie in Azure Portal

Het wordt aanbevolen om een app registratie te maken voor de integratie met Gfacility. Hierdoor wordt ervoor gezorgd dat de integratie onafhankelijk is van andere applicaties of services die mogelijk dezelfde app registratie gebruiken, en biedt het ook meer controle en beveiliging voor de integratie.

Volg deze stappen om een app registratie te maken:

• Log in op het Azure-portaal.

• Ga naar App-registraties.

  

• Klik op + Nieuwe registratie.

  • Voer een naam in voor de app-registratie.

  • Selecteer het juiste ondersteunde accounttype, zoals Accounts in deze organisatiedirectory of Accounts in elke organisatiedirectory.

  • Omleidings-URI kun je leeglaten.

  • Klik op Registeren.

• Noteer de Applicatie (client) ID en de Directory (tenant) ID die u op de app-registratiepagina kunt raadplegen.

• Klik onder Beheren op Certificaten en geheimen.

• Klik op + Nieuw clientgeheim.

  • Voer een beschrijving in voor het geheim.

  • Selecteer de verloopdatum voor het geheim. Noteer de verloopdatum zodat u ons tijdig een nieuwe kunt sturen zodra het huidige certificaat verloopt.

  • Klik op Toevoegen.

• Noteer de waarde van het clientgeheim, aangezien deze niet opnieuw wordt weergegeven.

Stap 2: Toewijzen van machtigingen aan de app-registratie

Na het maken van een speciale app-registratie in Azure Portal is de volgende stap om de juiste machtigingen toe te wijzen aan de app-registratie om de integratie met Gfacility mogelijk te maken. De vereiste machtigingen kunnen variëren op basis van uw specifieke vereisten, dus zorg ervoor dat u de juiste machtigingen toewijst die overeenkomen met uw behoeften.

• Ga naar de App-registratie die je hebt aangemaakt en klik onder Beheren op API-machtigingen.

• Klik op + Een machtiging toevoegen en kies voor Microsoft Graph.

• Klik op Toepassingsmachtigingen.

• Voeg de benodigde machtigingen toe zoals hieronder beschreven.

• Klik op V Beheerderstoestemming verlenen.

Gebruikers integratie

De synchronisatie tussen Gfacility en Office 365 stelt u in staat om geautomatiseerd nieuwe gebruikers aan te maken in Gfacility. Om de gebruikersintegratie mogelijk te maken dient u de volgende toegewezen toepassingsmachtigingen toe te kennen aan de app-registratie.

• User.Read.All

Places

De synchronisatie tussen Gfacility en Office 365 stelt u in staat om geautomatiseerd nieuwe locaties aan te maken in Gfacility en deze te kunnen reserveren via Gfacility. Om de Places-integratie mogelijk te maken dient u de volgende toegewezen toepassingsmachtigingen toe te kennen aan de app-registratie.

• Place.Read.All

Hoe werkt de Places koppeling?

Met de Places - Locatie koppeling wordt een naadloze integratie gerealiseerd waarbij reserveerbare ruimten in Outlook automatisch worden aangemaakt en bijgewerkt in Gfacility. Belangrijk om te benadrukken is dat de koppeling eenrichtingsverkeer betreft, namelijk van Outlook naar Gfacility. Dit betekent dat wanneer een ruimte in Outlook wordt aangemaakt of gewijzigd, deze informatie automatisch gesynchroniseerd wordt in Gfacility.

De volgende locatie-gerelateerde gegevens worden automatisch gegenereerd of bijgewerkt vanuit Outlook:

• Naam

• Code

• Capaciteit

• Link naar de Outlook Ruimte

• Parent (bovenliggende locatie)

Het systeem voorziet ook in het automatisch aanmaken van bovenliggende locaties, zoals Gebouw en Verdieping, indien deze nog niet aanwezig zijn in Gfacility. Dit zorgt voor een vlotte en consistente integratie van locatie-informatie tussen Outlook en Gfacility.

Outlook events

De Outlook Calendar Events-integratie stelt Gfacility in staat om evenementen vanuit de Outlook-agenda te synchroniseren en te beheren, inclusief evenementen vanuit kameragenda's. Deze integratie is vereist als u de plannings-, analytische of vergaderzaalbordfuncties van Gfacility met Outlook-agenda-evenementen wilt gebruiken. De volgende toegewezen toepassingsmachtigingen zijn vereist voor de app-registratie om toegang te krijgen tot Outlook-evenementen vanuit Office 365:

• Calendars.Read

• Calendars.ReadWrite

Stap 3: Geef de details door aan uw Gfacility administrator

Om de integratie met Gfacility in te stellen, moet u ons de volgende gegevens verstrekken:

• De Toepassing/Application (client) ID van de Azure AD-app-registratie die u hebt gemaakt.

• De Tenant/Directory (client) ID van uw Azure AD-directory.

• Het clientgeheim (waarde) dat u hebt gegenereerd voor de Azure AD-app-registratie.

Zodra we deze gegevens hebben, kunnen we het installatieproces voor u voltooien. Zorg ervoor dat u deze gegevens veilig aan ons verstrekt, omdat ze gevoelige informatie bevatten die niet met onbevoegde partijen mag worden gedeeld.

Werking van de integratie

Alle integraties werken volgens onderstaande frequentie:

• Gebruikers: één keer per nacht.

• Locaties: één keer per nacht.

• Events: realtime.