2024 - Week 49 - Major (UAT)

Modules met rolgebaseerde rechten

• Helpdesk (reeds geïmplementeerd)

• Taken

• Boekingen

  • Bezoekers

  • Catering

  • Diensten

• Asset Management

• Kennisbankbeheer

• CI-beheer

• Product Management

Het oude rechtenbeheer is volledig vervangen door een vernieuwd systeem. Het nieuwe systeem biedt meer flexibiliteit en mogelijkheden om rechten nauwkeurig te beheren.

• Rechten per veld: In plaats van toegang tot een volledig object, kunnen rechten nu op veldniveau worden ingesteld. Dit betekent dat gebruikers bijvoorbeeld enkel de titel of omschrijving kunnen lezen of aanpassen zonder toegang te krijgen tot andere velden.

• Meer mogelijkheden voor autorisaties: Er is nu een duidelijk onderscheid tussen wat gebruikers mogen doen binnen en buiten de beschikbaarheid van reserveerbare zaken.

Gebruikers kunnen workflows nu direct binnen de module aanpassen. De belangrijkste onderdelen die beheerd kunnen worden, zijn:

• Statussen: Verschillende stadia binnen een workflow.

• Acties: Specifieke handelingen die binnen een stadium kunnen worden uitgevoerd.

• Mappings: Het bepalen welke gebruikersgroep welke status mag aanpassen.

Een belangrijke wijziging is de toevoeging van flexibiliteit voor bezoekers en producten. Voorheen kon slechts één workflow worden toegewezen aan bezoekers of producten. Nu is het mogelijk om:

• Meerdere workflows te definiëren voor bezoekers, diensten en producten.

• Aan elk product een specifieke workflow toe te wijzen.

Voor andere objecten was deze flexibiliteit al beschikbaar en blijft dit ongewijzigd. Met deze verbeteringen biedt de Workflow module een krachtiger en meer gestructureerde manier om workflows te beheren, afgestemd op specifieke behoeften van de organisatie. Dit resulteert in een efficiëntere en intuïtievere werking van het systeem.

In deze release zijn de hoofdfilters voor workflow verbeterd door ze te consolideren tot één centraal hoofdfilter. Waar voorheen aparte hoofdfilters bestonden voor verschillende workflows, zoals bezoekers, catering en andere modules, is dit nu samengebracht in één overzichtelijk hoofdfilter.

Met het nieuwe geconsolideerde hoofdfilter kunnen gebruikers met AND- en OR-logica complexe combinaties maken om workflows nauwkeuriger en efficiënter te filteren.

Gebruikers kunnen nu nauwkeurig instellen in welke modules een financiële sleutel zichtbaar moet zijn en onder welke omstandigheden deze verplicht is. Dit biedt meer controle en maakt het mogelijk om financiële sleutels alleen toe te passen waar ze relevant zijn. Voorbeelden:

• Bij boekingen kan een financiële sleutel:

  • Zichtbaar en verplicht zijn wanneer:

    • Catering wordt toegevoegd.

  • Optioneel of verborgen blijven wanneer er geen aanvullende diensten of gasten aan de boeking zijn gekoppeld.

• Financiële sleutels kunnen nu ook in andere modules worden gebruikt, zoals takenbeheer, asset management, of bezoekersregistratie, met specifieke regels voor zichtbaarheid en verplichting.

CI-module: Behoudt configuratie-items die gekoppeld zijn aan algemene configuraties en items met de klasse Dienst.

Bedrijfsmiddel-module: Ontvangt configuratie-items met de klasse Bedrijfsmiddel.

Kennisbank-module: Ontvangt configuratie-items met de klasse Kennisbank.

• Elke module heeft nu eigen rechten, vergelijkbaar met de reeds bestaande rechtenstructuur in de Helpdesk-module. Dit zorgt voor een verbeterde controle over toegang en beheer.

• Elke module beschikt nu over eigen templates, vergelijkbaar met de structuur van de Helpdesk-module, waardoor configuratie eenvoudiger en consistenter wordt.

De volgende velden zijn toegevoegd:

• Financiële Workflow: Aan elk object kan een financiële workflow worden gekoppeld, die de financiële afhandeling regelt. Dit omvat:

• Aankoopprijs: Het vastleggen van de inkoopprijs van het object.

• Verkoopprijs: Het vastleggen van de verkoopprijs van het object.

• Valuta: De valuta waarin de aankoop- en verkoopprijs zijn uitgedrukt.

• Facturatie (fixed of variabel): Het specificeren of facturatie vast of variabel is.

• BTW: Het toepassen van het juiste btw-percentage voor het object.

• Is Reserveerbaar: Dit veld bepaalt of een object via de boekingsmodule kan worden gereserveerd. Wanneer dit veld is ingeschakeld, wordt het object beschikbaar gesteld voor reserveringen, waardoor een directe koppeling ontstaat tussen objectbeheer en boekingsfunctionaliteit.

De invoegtoepassing ondersteunt nu realtime synchronisatie tussen het Outlook-formulier en de invoegtoepassing aan de rechterkant van het scherm. Wijzigingen die in het Outlook-formulier worden aangebracht, worden direct weergegeven in de invoegtoepassing, en omgekeerd. Dit zorgt ervoor dat gebruikers altijd beschikken over consistente en actuele informatie in beide interfaces.

Je hoeft de vergadering ook niet eerst opslaan, je kunt de invoegtoepassing direct bij het aanmaken gebruiken.

Gebruikers kunnen nu gedetailleerde informatie bekijken over de ruimtes die ze willen boeken, rechtstreeks vanuit de invoegtoepassing. Dit omvat:

• Lay-outopties: Overzicht van mogelijke opstellingen van de ruimte.

• Afbeeldingen van de ruimte: Helpt gebruikers om een beter beeld te krijgen van de ruimte.

• Beschikbare services: zoals catering, audiovisuele apparatuur en andere faciliteiten.

De invoegtoepassing heeft een vernieuwd zoek- en filteringssysteem, waardoor gebruikers gemakkelijker geschikte ruimtes, producten en diensten kunnen vinden op basis van hun voorkeuren of vereisten.

De interface is opnieuw ontworpen met een focus op eenvoud en gebruiksgemak. De nieuwe lay-out en workflow zorgen ervoor dat gebruikers sneller kunnen navigeren en hun boekingen efficiënter kunnen voltooien.

De nieuwe feature "Volgen van een boeking" maakt het mogelijk om boekingen te volgen en anderen als volger toe te voegen, waardoor samenwerking en opvolging efficiënter worden. Het volgen van een boeking is pas mogelijk zodra de afspraak is aangemaakt.

Gebruikers kunnen nu boekingen in Outlook en Google Calendar volledig initiëren en afronden binnen de Gfacility-webapp, zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen.

• Het proces is vereenvoudigd met duidelijk gestructureerde formulieren.

• Gebruikers kunnen eenvoudig ruimtes, producten en diensten toevoegen binnen één workflow.

Let op: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je deze expliciet activeert voor jouw organisatie. Daarnaast zijn er extra Outlook- of Google-rechten nodig om de module correct te gebruiken. Ons advies is om tijdens de migratie over te gaan met de standaardinstellingen (as-is). Mocht je deze module later willen activeren, dan kan dit in overleg en met ondersteuning van ons.

Het is nu mogelijk om meerdere ruimtes te boeken voor één evenement, ideaal voor complexe opstellingen of evenementen die meerdere ruimten vereisen.

Gebruikers kunnen beschikbare ruimtes filteren op specifieke criteria, zoals locatie, capaciteit of type vergaderruimte. De zoekfunctie is geüpgraded om snel de meest geschikte ruimtes te vinden, wat tijd bespaart tijdens het boekingsproces.

• Slimme Suggesties: Het systeem biedt intelligente aanbevelingen op basis van gebruikersgedrag, zoals veelgebruikte of favoriete ruimtes.

• Favorieten en Vaak Gebruikte Ruimtes: Ruimtes die als favoriet zijn gemarkeerd of regelmatig worden gekozen, krijgen prioriteit in de zoekresultaten.

• Het systeem past zich over tijd aan op basis van de voorkeuren van de gebruiker.

De interface is opnieuw ontworpen met een focus op gebruiksgemak en overzichtelijkheid.

• Belangrijke acties, zoals het toevoegen van ruimtes, producten en deelnemers, zijn beter georganiseerd en toegankelijker.

• Een moderne, visueel aantrekkelijke lay-out zorgt voor een soepelere navigatie-ervaring.

Gebruikers kunnen nu naadloos Microsoft Teams-links toevoegen aan hun boekingen, rechtstreeks vanuit de webapp. Dit zorgt ervoor dat virtuele deelnemers alle nodige details hebben voor deelname op afstand.

De nieuwe feature "Volgen van een boeking" maakt het mogelijk om boekingen te volgen en anderen als volger toe te voegen, waardoor samenwerking en opvolging efficiënter worden.